Основы личной эффективности

Сегодня мы поговорим о личной эффективности. Этот термин зачастую отталкивает, а некоторых даже пугает; QA Engineer Noveo Мария предлагает вам вместе с ней разобраться, что же это такое.

Noveo личная эффективность

Если определять личную эффективность как способность человека максимально быстро и качественно выполнять определенные задачи, то можно заметить, что каждый из нас старается делать это каждый день на своих текущих проектах. А это значит, что можно расширить область приемов, используемых для выстраивания процессов на работе, и применить их и в повседневной жизни.

Давайте вспомним об основных этапах работы над проектами:

  • замысел,
  • планирование и анализ,
  • постановка задач,
  • реализация,
  • тестирование,
  • поддержка.

Noveo Личная эффективность

Замысел

На этом этапе происходит принятие одного из самых важных решений — об основных и промежуточных целях проекта (в процессе что-то может поменяться, но без первоначальной цели перейти к планированию будет крайне проблематично), а также о приоритетах в ходе выполнения.

Здесь же задается вопрос об уровне компетенции, необходимости дополнительного обучения. (Само)образование позволит вам справляться со все более трудными задачами, не забывайте об этом.

Планирование и анализ

Планирование — основа всего! И хотя нам не всегда удается строго следовать заранее выстроенному плану, наличие списка задач, которые нужно выполнить в определенный день, а может быть, и к определенному времени, безусловно, дисциплинирует.

Вспомните свою доску, например, в Jira. Гораздо проще приступать к выполнению задачи, если она уже определена, прописана и в ней понятно, что нужно сделать.

При этом эффективность работы зависит от подробного планирования не только самых больших и основных задач, но и самых мелких. Попробуйте разделить время выполнения задачи на промежутки, в которых вы довольно легко сможете удерживать внимание на ее выполнении, а для общения в соцсетях и ответов на текущие вопросы выделить время по окончании такого периода. Подобное разделение поможет вам глубже вникнуть в суть задачи, а планирование общения позволит довести начатое до конца и не перейти случайно к совершенно другим вопросам в ходе дискуссии.

Это особенно важно, если вам в течение дня приходится решать не только рабочие, но и множество домашних вопросов, в которые вы, будучи в офисе, не вникали. Как минимум, придется решить вопросы питания, если все ваши домочадцы привыкли обедать в столовой. Время на готовку — тоже время, запланируйте его заранее. Ваше самочувствие очень сильно влияет как на ваше настроение, так и на продуктивность. При планировании учтите необходимость уделить время и себе, чтобы занятия спортом и стрижка следующим вечером не помешали вам реализовать задуманное.

Возможно, вам понравится работа короткими временными блоками с 5-10-минутными перерывами между ними, длинными блоками с одним-двумя большими перерывами на обед и домашние дела, или же вы предпочтете распределить время совершенно иначе. Советов на этот счет много, и универсального рецепта нет. Вам нужно найти собственный, подходящий именно вам режим. Но совсем без планирования вы рискуете в конце дня оказаться перед тем же списком задач, что и в начале.

Отмечайте в вашем списке срочность и важность задач. Это поможет вам быстро перестроить план, если возникнет необходимость. Неожиданности случаются практически каждый день, а значит, их также можно заранее предусмотреть в плане. Закладывайте при планировании в каждый временной блок примерно получасовой запас времени на дела, которые могут возникнуть внезапно, внепланово. Если ничего такого не произойдет, вы просто не используете этот блок и чуть раньше перейдете к следующему. Если же на вас упадет срочная задача, ваш план в целом от этого не пойдет наперекосяк.

Но планы на день — лишь верхушка айсберга. Есть еще вопросы, которые требуют куда большего времени. Возможно, вы захотите внедрить и в свою повседневную жизнь практику спринтов. Попробуйте выделить важные пункты, которые вы бы хотели завершить к концу выделенного вами периода, обсуждать хотя бы с самим собой сложности, возникшие за это время, а также плюсы и минусы выстроенных вами процессов, что вело к достижению результата, а что лишь тормозило работу и отнимало время. Такой анализ поможет вам не только стать эффективнее, но и лучше понять самого себя, осознать свои достоинства и недостатки, а также выстроить режим, который подходит именно вам.

Постановка задач

Грамотно поставленная цель — основа результата. И самая распространенная проблема здесь — это плохое описание. Вспомните те потрясающие эмоции, когда вы читаете задачу, из которой совершенно непонятно, что нужно сделать как и в какие сроки. Начинаем с формулировок. Они должны быть четкими, понятными, желательно, начинаться с ответа на вопрос «что сделать?» и, главное, описывать элементарные действия. Если это не так, разбейте на более мелкие задачи. Задачи, похожие на «построить дом», пугают, фрустрируют и приводят к неизбежной прокрастинации, а собрать информацию о том, какие эти дома бывают, каковы обычно порядок и сроки постройки, гораздо понятнее. И такая задача уже не будет месяцами находиться в состоянии In progress.

Реализация

Здесь время — ваш основной ресурс, и он конечен, а значит, важно обратить внимание на концентрацию во время выполнения задачи. Да, связанные вопросы и сценарии важно и нужно учитывать, но решение посторонних вопросов отвлекает и тормозит процесс выполнения задачи. Другим вопросам вы тоже обязательно уделите время. Но чуть позже, в запланированное время.

Тестирование

Как ни странно, качественное выполнение задачи сильно снижает время на работу над ней. Никто ее не возвращает, не просит переделать и починить. Здорово же?! Взгляните на результат своего труда немного со стороны, попробуйте дать критическую оценку, подумать над разными сценариями развития. Например, при подготовке к выступлению задумайтесь не только над тем, что скажете вы, но и что после этого ваши прекрасные слушатели захотят спросить и узнать. Это может очень сильно изменить ваш конечный результат в лучшую сторону.

Поддержка

Выпущенный в релиз проект не может сам по себе существовать в актуальном виде. Возвращайтесь иногда к выполненным вами крупным задачам. Возможно, вы захотите углубиться в какой-то вопрос для изучения или у вас возникнут идеи о чем-то новом, что можно было бы реализовать или улучшить.

Рабочее пространство и общение

Скорей всего, на текущих проектах у вас есть определенное рабочее место, определенная среда для разработки, багтрекинговая система и т.д., и т.д. В случае проектов, которые включают в себя и домашние дела, иметь выделенное место для выполнения задач также важно. Иначе можно попасть в ловушку работы без конца и края — точно так же, как когда нет четкого режима работы. Различные типы задач начнут занимать все ваше пространство, все мысли, а вслед за ними и время. Не стоит проводить все перерывы за рабочим местом, пусть эти зоны будут хотя бы немного разграничены, даже если вы работаете из дома.

Например, по завершении дел на день уберите ваш рабочий ноутбук, пусть кухня станет хотя бы на вечер просто кухней, а не рабочим кабинетом. А чтобы не отвлекаться на окружающую обстановку, может помочь работа лицом к окну, если ваш подоконник позволяет поставить на него ноутбук. Подобное разделение поможет вам лучше концентрироваться не только на работе, но и на отдыхе. Действительно ли вы умеете отдыхать? ;)

Разграничить пространство также помогают предметы, которые у вас с чем-то ассоциируются. Зачастую даже одна рабочая лампа может помочь создать рабочую атмосферу на уютном балконе.

Эффективность работы зависит и от того, ощущаете ли вы себя частью команды. Важно, насколько успешно выстроены в вашей команде рабочие процессы. Но в ваших силах проявить большую заинтересованность делами коллег, проявить поддержку, готовность помочь, и результат не заставит себя долго ждать.

И не забудьте наградить себя за хорошо сделанную работу. Выполнение плана на день — ваша победа, даже если она вам кажется не такой уж и большой. Ведь чаще всего проблема заключается не в том, чтобы выполнить задачу качественно, а в рациональном использовании личного времени, особенно при работе из дома.

Noveo personal effectiveness

Почитать:

  • Э. Голдратт «Цель», «Теория ограничений»
  • Н. Талеб «Черный Лебедь», «Антихрупкость»
  • Д. Канеман  «Думай медленно… Решай быстро»
  • М. Чиксентмихайи «Поток»
  • М. Мэнсон «Тонкое искусство пофигизма»

Послушать: Радио QA. Выпуск 41: Личная эффективность